Digitale Telefonanlage: Lösungen für das Arbeiten im Homeoffice
Die berühmte Work-Life-Balance ist in aller Munde. Tatsächlich gilt das Homeoffice als eins der besten Instrumente, den eigenen Job mit dem Privatleben zu vereinbaren. Gerade Eltern erleben immer wieder, dass Abholzeiten oder kranke Kinder besser zu koordinieren sind, wenn der lange Arbeitsweg wegfällt. Auch Unternehmen zeigen sich dem Homeoffice aufgeschlossen. Im Wettbewerb um die raren Fachkräfte werden diesbezüglich alle Register gezogen. Allerdings will der Umzug ins Homeoffice nicht übereilt vollzogen werden. Vielmehr ist eine sorgfältige Planung das A und O. Nur, wenn Arbeitsmittel und die digitale Telefonanlage bereitstehen, kann das Homeoffice auch ein Erfolg werden.
Inhaltsverzeichnis
Laptop, VoIP & Co: Digital von Zuhause arbeiten
Erst die Digitalisierung hat es möglich gemacht, dass in vielen Bürojobs das Homeoffice überhaupt eine Option ist. Laptops, Smartphones und Tablets machen das eigene Büro mobil. Wir können Dokumente, Mails und Software überall mit hinnehmen. Dank Internettelefonie sind wir außerdem dezentral erreichbar, das heißt, wir können dienstliche Telefonate auch außerhalb des Büros entgegennehmen.
Eine große Rolle beim Umzug ins Homeoffice spielt die sogenannte Voice-over-IP-Telefonie, kurz VoIP. Hierbei handelt es sich um Internettelefonie. Statt über analoge Signale werden Telefongespräche dabei als Dateipakete über die Internetleitung übermittelt. Die alten ISDN-Modems werden durch DSL-Router ersetzt. So gewährleistet die VoIP-Telefonie eine völlig neue Verbindungsqualität.
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Besonders raffiniert sind hierbei die Cloud-Telefonanlagen aus Berlin. Statt einer lokalen Anlage bedienen sich die Firmen eines Servers, auf dem die Telefonate virtuell koordiniert werden. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass auch Mitarbeiter im Homeoffice unter ihrer dienstlichen Durchwahl erreichbar sind. Für besonders mobil arbeitende Angestellte stellen VoIP-Anbieter die sogenannten Softphones zur Verfügung: Hierbei handelt es sich um eine Software, die auf dem mobilen Endgerät installiert wird und das analoge Telefon vollständig ersetzt. Mit Hilfe eines Headsets telefonieren Mitarbeiter über ihren Laptop oder ihr Tablet. Die Mitarbeiter nehmen ihre Firmendurchwahl also überall mit hin.
Nicht nur für die externe, sondern auch für die interne Kommunikation sind VoIP-Services im Homeoffice unerlässlich. Viele Dienste vereinen diverse Tools in einer Software. So können Teams über gemeinsame Messenger Kontakt halten, virtuelle Meetingräume für Telefon- oder Videokonferenzen nutzen und auch Dokumente über virtuelle Ablagen miteinander teilen. Auf diese Weise lassen sich Teams aus der ganzen Welt zusammenbringen.
Wie sieht der richtige Homeoffice-Arbeitsplatz aus?
Für das Gelingen des Homeoffice ist aber nicht nur die technischen Voraussetzungen unabdingbar. Auch das Arbeitsumfeld muss stimmen. Angestellte sollten nicht einfach am Küchentisch arbeiten. Stattdessen sollten sie sich einen eigenen Arbeitsplatz einrichten, also einen Schreibtisch und einen Bürostuhl aufstellen, die während der Arbeitszeit genutzt werden können. Das ist zum einen aus gesundheitlicher Sicht sinnvoll, da so Rückenschmerzen vorgebeugt werden kann. Zum anderen gelingt so auch der Wechsel zwischen Privatleben und Arbeitsrhythmus zuverlässiger.
Optimal wäre, wenn neben dem Laptop auch ein externer Bildschirm sowie eine zweite Tastatur neben der Laptop-Tastatur zur Verfügung stünde. Über längere Zeit nur am Laptop zu arbeiten, führt schnell zu Nacken- und Rückenschmerzen, da die Arbeitshaltung den ergonomischen Anforderungen nicht gerecht wird. Mit einem externen Bildschirm sowie einer zweiten Tastatur kann der Arbeitsplatz so gestaltet werden, dass Nacken und Rücken entlastet werden.
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Ebenso wichtig ist ausreichend Tageslicht. Der Schreibtisch sollte am besten parallel zum Fenster stehen. Im Winter oder an besonders regnerischen Tagen hilft eine angenehme, künstliche Beleuchtung, die Augen zu entspannen. Gerade in den Abendstunden sollte das Bildschirmlicht nicht die einzige Lichtquelle im Raum sein. Nicht nur für die eigene Augengesundheit ist die Beleuchtung ausschlaggebend, sondern auch für Videokonferenzen. Sind die Lichtverhältnisse schlecht, wird die Bildqualität stark beeinträchtigt.
Nicht zuletzt spielt auch die Umgebungslautstärke eine große Rolle. Angestellte im Homeoffice sollten sich ihren Arbeitsplatz an einem ruhigen Ort einrichten. So kann die Konzentration über eine lange Zeit hinweg aufrechterhalten werden. Außerdem können an einem ruhigen Ort Telefonate und virtuelle Konferenzen störungsfrei durchgeführt werden. Laute Nebengeräusche wirken stören und können im Gespräch für technische Störeffekte sorgen.
Wie gelingt die Datensicherheit im Homeoffice?
Wer zu Hause mit sensiblen Firmendaten arbeitet, sollte vor allem Vorsicht und Ordnung walten lassen. Das größte Risiko für die wichtigen Daten sind umfallende Wassergläser oder Kaffeetassen. Auch herabfallende Arbeitsgeräte gelten als häufige Ursache für verlorene Daten. Kommt es tatsächlich mal zu einem Missgeschick, kann die Datenrettung helfen: Spezialisten für die Wiederherstellung von Festplatten oder anderen Speichermedien sichern die verlorenen Daten. Unter höchsten Datenschutzbedingungen werden die Dokumente, Kontakte und Medien auf einen externen Speicherplatz transferiert, wenn die Hardware irreparabel ist.
Darüber hinaus sollten natürlich eigene Maßnahmen zum Datenschutz ergriffen werden. Dazu gehört eine Firewall-geschützte Internetverbindung. Außerdem sollten Arbeitsgeräte und Programme mit Passwörtern versehen werden. Diese gilt es in regelmäßigen Abständen zu ändern.
