Nebenkostenabrechnung als Vermieter erstellen: Rechte und Pflichten

Wenn Sie eine Mietimmobilie besitzen, sollten Sie sich als Vermieter Ihre Rechte und Pflichten bewusst sein. Wenn der Mieter zusammen mit der monatlich zu zahlenden Miete pauschale Vorauszahlung für die anfallenden Nebenkosten leistet, muss der Vermieter einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Die Abrechnung muss ordnungsgemäß und übersichtlich sein und nur Nebenkosten beinhalten, deren Umlage auf den Mieter auch im Mietvertrag vereinbart ist.

Wer sich als Vermieter mit der Nebenkostenabrechnung befassen muss, muss sich durch mehrere Papierstapel wühlen und dann die angefallenen Gesamt­kosten gegliedert nach den einzelnen Neben­kosten­positionen über­sicht­lich und nach­voll­zieh­bar darzustellen. Sind die Nebenkosten falsch abgerechnet, hat der Mieter das Recht zum Widerspruch. Wenn Sie allerdings Unklarheiten und Streitigkeiten vermeiden möchten, können Sie dies auf formelle, rechtliche und kalkulatorische Richtigkeit von einem Fachmann prüfen lassen. So werden Fehler schnell festgestellt und behoben. Wir haben dennoch im Folgenden einige Punkte zusammengestellt, die dabei zu beachten sind.

Was sind Nebenkosten?

Die Nebenkosten, noch als Betriebskosten bezeichnet, sind laufende Kosten, die nicht einmalig, sondern regelmäßig anfallen. Dabei handelt es sich um Kosten, durch den Gebrauch des Gebäudes und des Grundstücks entstehen. Reparaturkosten oder Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten.

Welche der Betriebskosten darf der Vermieter auf seine Mieter umlegen?

Vermieter können bestimmte Ausgaben auf ihre Mieter umlegen, aber nur dann, wenn dies im Mietvertrag so vereinbart ist. Das ist die sogenannte Umlagevereinbarung. Nebenkosten ohne Vereinbarung muss der Vermieter nicht umlegen.

§ 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) enthält alle umlagefähigen Nebenkosten.  Dazu gehören:

• Grundsteuer – laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
• Abwassergebühr – Entwässerung des Grundstücks
• warme Betriebskosten – Heizung, Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung – Putzen von Treppenhaus, Waschküche oder Aufzug, Ausmerzen von Motten, Schaben oder Ratten
• Gartenpflege
• Beleuchtungskosten – Stromkosten für die Außenbeleuchtung sowie für die von Mietern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Waschkeller, Flur oder Treppenhaus
• Gebäudeversicherung, Glasversicherung sowie bestimmte Haftpflichtversicherungen
• Hausmeisterkosten
• Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
• Kosten für den Betrieb einer gemeinschaftlichen Waschküche
• Sonstige Betriebskosten, die im Mietvertrag festgehalten sind – zum Beispiel die Reinigung der Dachrinnen, die Wartung der Rauchmelder oder der Dunstabzugsanlage

Ausgaben für Reparaturen im Haus oder im Garten sowie Verwaltungs­kosten des Vermieters sind nicht umlage­fähig.

Spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums ist der Vermieter verpflichtet, eine Aufstellung über die tatsächlich angefallenen Nebenkosten und Vorauszahlungen zu geben. Die Betriebskostenabrechnung muss formal richtig und für den Mieter leicht nachvollziehbar sein.

Was beinhaltet genau eine Nebenkostenabrechnung?

1. Absender und Adressat
2. Abrechnungsobjekt
3. Abrechnungszeitraum
4. Erstellungsdatum
5. Kostenart
6. Zusammenstellung der Gesamtkosten
7. Umlegeschlüssel oder Verteilerschlüssel
8. Berechnung des Anteils des Mieters
9. Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Was ist der Umlegeschlüssel? Er bestimmt, wie die angefallenen Nebenkosten auf die Mieter verteilt werden. In der Regel können Vermieter zwischen 4 Verteilerschlüsseln wählen: Verbrauch, Wohnfläche, Personenzahl oder Wohneinheit. Welche Variante es sein soll, sollte der Vermieter gleich zu Beginn des Mietverhältnisses entscheiden, und vertraglich festhalten. Wird kein Verteilerschlüssel im Mietvertrag festgelegt, müssen die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche umgelegt, also nach Quadratmetern.

Wann muss der Vermieter so eine Abrechnung erstellen?

Die Nebenkosten müssen grundsätzlich einmal jährlich abgerechnet werden. In der Regel muss der Vermieter den individuellen Verbrauch ablesen. Der Abrechnungszeitraum muss nicht zwingend mit dem Kalenderjahr beginnen, ist aber empfehlenswert. Wichtig ist, dass immer 12 Monate von der Betriebskostenabrechnung umfasst sind.

Sobald die Nebenkostenabrechnung fertig ist, sollten Sie diese als Vermieter persönlich unterschreiben und an den Mieter schicken. Zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter das Recht Widerspruch einzulegen und die Belege beim Vermieter einzusehen.

Nebenkostenabrechnungen stellen für manch einen Vermieter eine besondere Herausforderung dar. Wenn die notwendigen Arbeiten Ihnen zu rechnerisch kompliziert und zeitaufwendig erscheinen, lohnt es sich ein kurzer Check von einem Experten.