Business Catering organisieren: So hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck!
Was macht ein Business-Meeting wirklich erfolgreich? Der perfekte Raum, gute Vorbereitung – und exzellentes Catering.
Wie Sie mit professioneller Verpflegung nicht nur den Appetit, sondern auch Vertrauen, Produktivität und Geschäftsbeziehungen stärken, erfahren Sie in diesem Leitfaden.
Ob Treffen mit einem Investor, Vorstellungsgespräch mit neuen Kunden oder ein wichtiges Teammeeting: ein Business Meeting muss in Details geplant werden. Wenn der ideale Konferenzraum gefunden ist und sich alle Mitarbeiter inhaltlich vorbereitet haben, dann ist Catering an der Tagesordnung. Mit einer gelungenen kulinarische Versorgung der Teilnehmer als Abschluss des Geschäftstreffens hinterlassen Sie einen professionellen und positiven Eindruck.
Darum ist Catering so wichtig für den Erfolg eines Meetings
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Ein gemeinsames Essen bietet viele Vorteile für das Unternehmen. Bei informellen Gesprächen um das Buffet lernen sich Partner näher kennen, Kunden können wichtige zusätzliche Informationen mitteilen und das Teamgefühl wird zusätzlich gestärkt.
- Networking leicht gemacht: Catering fördert er die Kommunikation zwischen allen Teilnehmern und ermöglicht einen informellen Austausch. In vielen Fällen kann man dadurch die Basis für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen legen.
- Fördert Konzentration und Produktivität: Sowohl Hunger als auch deftiges Essen können sich negativ auf die Konzentration auswirken. Catering ist auf die Bedürfnisse der Teilnehmer abgestimmt – leckeres, leichtes und nahrhaftes Essen hilft, leistungsfähig zu bleiben.
- Weniger Organisationsaufwand: Professionelles Catering gibt dem Veranstalter die Möglichkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Zeit und Personal für Besorgungen, Aufbau oder Servieren wird gespart, die Mitarbeiter können ohne Ablenkungen und zusätzliche Aufgaben arbeiten.
Ein zuverlässiger Caterer ist kein „Nice-to-have“-Option, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor für jedes Meeting. Es schafft eine einladende, freundliche Atmosphäre, steigert die Produktivität und bleibt in Erinnerung.
Catering-Service in der Umgebung finden
Der erste Schritt bei der Planung eines Caterings ist es, ein Catering-Servise in der Umgebung zu finden. Eine schnelle Google Suche zum Beispiel mit Stichwort: vielfältiges Business Catering aus Hamburg – gibt bereits zahlreiche Möglichkeiten. Ein professioneller Caterer hat zudem eine übersichtliche Webseite mit Menübeispielen inkl. verschiedene Varianten für Vegetarier und Veganer, sowie ausführliche Informationen über Bestellung und Lieferung.
Eine freundliche und entgegenkommende Antwort auf die Fragen bei erster Kontaktaufnahme, sowie die Möglichkeit einer unkomplizierten Online-Bestellung, transparente Angebote mit Preisen und eine gewisse Flexibilität bei Sonderwünschen sind alles wichtige Bonus-Punkte, die für den Caterer sprechen.
Online-Rezensionen, Bewertungsplattformen oder Erfahrungsberichte können zusätzlich gute Hinweise auf Leistungsumfang, Qualität und Service geben.
Wichtige Fragen bei einer Bestellung
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Für ein gelungenes Business Event spielt die Organisation eine entscheidende Rolle. Dazu zählt auch die Planung des Buffets. Diesbezüglich gibt es mehrere Fragen, die im Voraus geklärt werden müssen.
1. Dauer des Business Meetings – handelt sich um einen Vortrag, ein eintägiges Seminar oder ein After-Work-Event?
2. Der Anlass: in der Pause reicht ein leichtes Frühstück aus, bei einem Firmenpicknick bieten sich Lunchpakete, für offizielle Veranstaltungen braucht man ein Buffet.
3. Catering-Stil: Handelt es sich um ein informelles Meeting oder um einen Cocktail?
4. Lieferung: Die Lieferzeit muss an der Tagesplanung angepasst werden. Das Essen sollte 15 Minuten vor der geplanten Pause serviert werden.
5. Zubehör: Geschirr, Besteck, Servietten, evtl. Servierwagen mitbestellen.
6. Transport und Zugang vor Ort: Parkplatz, Aufzug, evtl. verfügbare Küche vor Ort
7. Verpackung und Anrichtung des Essens vor Ort. Getränke abkühlen.
8. Budget und Rechnung: Menü im Voraus erstellen lassen und ein komplettes Angebot einholen. Zahlungsweise, Stornierungsmöglichkeiten, Mehrwertsteuer u.s.w. absprechen und abklären.
9. Nachhaltigkeit: Mit einem regionalen Caterer werden wichtige Ressourcen gespart, Transportwege verkürzt und Produkte aus der Umgebung geliefert. Ein positives Image für das Unternehmen, ein Gewinn für die Umwelt. Damit man regionale Caterer von Anfang an kontaktiert, empfiehlt es sich, die Suche geografisch zu konkretisieren. Zum Beispiel: Catering Bergedorf buchen. Dann kann man mit einem Caterer vor Ort im Kontakt kommen und buchen.
Vorbereitung am Tag des Events
Der Tag des Business-Meetings ist gekommen. Bei guter Planung sind die Aufgaben des Gastgebers deutlich reduziert:
- 2 Stunden vor dem Beginn: Prüfen, ob Buffet, Tische und Servierwagen im Raum positionieren. Buffet sollte sich in unmittelbarer Nähe zur Küche befinden und schnellen Zugang zu mehreren Stromanschlüssen haben.
- 1 Stunde vor dem Beginn: Catering wird angeliefert. Ein Mitarbeiter sollte für die Kommunikation mit dem Catering-Team zuständig sein, damit Fragen beim Aufbau geklärt werden können.
- 30 Minuten vor dem Beginn: Das Essen wird angerichtet.
- Pünktlich zum Beginn: Alles ist bereits angerichtet, das Essen ist warm und frisch, die Getränke sind abgekühlt. So hinterlässt man einen positiven Eindruck!
Professionelles Catering ist viel mehr als Verpflegung – es ist ein unterschätzter Erfolgsfaktor. Es schafft entspannte Atmosphäre, fördert Networking und steigert die Konzentration. Damit wird das Meeting nicht nur produktiver, sondern hinterlässt auch einen positiven Eindruck bei Kunden und Partnern.
Titelfoto: Shutterstock / otogurmespb
